Président
Le président est le représentant de l’association au près de tous les organismes extérieurs (administration, associations, entreprises, …) et communique au nom de l’association.
Il a pour rôle de veiller à la bonne réalisation des différents projets et évènements organisés en coordonnant les actions des autres pôles. En effet, il vérifie que toutes les tâches soient bien réalisées et ce, en temps et en heure. Il assure ensuite la liaison entre les membres en transmettant l’évolution du projet. Il a pour rôle d’organiser les réunions du Bureau et du Vice-bureau qui a pour but de faire la mise au point avec tout le monde sur l’avancée des projet et de débattre à propos de sujets divers. Enfin, il gère l’organisation et le bon déroulement des évènements le jour J.
Il veille donc à la bonne marche de l’association au niveau administratif, au niveau des moyens logistiques et humain en assurant la gestion de l’équipe.
Secrétaire Général
Tout au long de leur mandat, les secrétaires sont amenés à collaborer étroitement avec les présidents et les trésoriers. Dans les faits, ses missions consistent en :
- Traiter ainsi que filtrer tous les mails
- Rédiger des mails afin de transmettre aux étudiants des informations nécessaire concernant leur week-end de rentrée mais aussi afin d’inviter les professeurs ainsi que les membres de l’administration à notre bal de médecine qui se déroule en janvier
- Transmettre les courriers qui nécessitent une concentration particulière
- Établir des listing pour chaque événement
- La rédaction des procès-verbaux
- Déclarer à la préfecture la liste des membres du bureau ainsi que toute modification qui intervient dans la vie de l’association (changement de statut)
- Tenir à jour tous les registres de l’association
- Publier les ordres du jour afin d’informer tous les membres de l’association de la tenue d’une réunion
- Rédiger les comptes rendus de réunion ainsi que les déposer sur le drive afin que tout le monde puisse s’y référer en cas de nécessité
Ainsi, il revient donc aux secrétaires de l’association, d’assurer les tâches administratives et juridiques.
Trésorier
Le trésorier s’occupe de gérer l’argent de tous les évènements. Il établit un budget pour les différents évènements et s’assure du respect de celui-ci. Il a une vue d’ensemble sur les pôles et l’avancement des projets. Il est présent à tous les évènements : repas de promo, goûters, WES, Bal.
Pôle Partenariats, développement durable
et prévention
C’est le pôle qui est en contact avec les différentes enseignes collaborant avec l’association.
Depuis un an, il s’est également orienté vers l’amélioration de l’aspect environnemental des événements, en réduisant la surconsommation de matériels jetables, et également vers le développement de mesures préventives améliorant la sécurité des événements.
Pôle Communication
Pôle Animation
Le pôle animation s’occupe des toutes les activités relatives au Bal Médecine Lyon Sud.
Tout d’abord il fait le lien avec les établissements pour les repas entre étudiants dans des restaurants tel que le Flam’s. Il s’occupe lors du début de l’année scolaire de l’accueil des néo-P2s au sein des diverses promotions lors de différentes activités. Cette accueil se déroule lors de l’événement mentorat. Il gère les activités lors du Week-end de rentrée, ayant pour but de promouvoir les rencontres et d’améliorer les liens au sein de la promotion des néo-P2s.
Lors du Bal au mois de Janvier, le pôle animation s’occupe du traiteur le plus approprié au thème choisi et effectue les réservations auprès des organismes pour les activités au cours de la soirée.
Pôle Spectacle
Au sein du BMLS, le pôle spectacle assure pour la grande partie de ses activités, la création et l’organisation de la partie spectacle du Bal Médecine Lyon Sud.
Plus précisément, nous nous occupons de l’organisation à proprement parler de la partie artistique de l’événement : travailler avec les professeurs de la fac -qui en général se signe par un sketch ou des chansons-, travailler avec toutes les associations pour leur donner des indications -en leur expliquant ce qu’ils doivent fournir, les coacher sur les deadlines-, se concerter avec les musiciens pour le concert…
Une autre grosse partie du travail est celle de liaison avec la régie son et lumière, les prestateurs : nous leur donnons les contenus sons et vidéos, le script -qui retrace tout le spectacle rédigé par nous même-, voyons ensemble les moyens nécessaires le jour J et restons en contact avec eux pour gérer tout contre temps.
Tout cela étant fait en amont du Bal, le jour J nous sommes présents pour le reste de l’organisation et bien sûr pour le spectacle : nous travaillons avec la régie pendant le spectacle pour éviter d’éventuels problèmes, nous briefons en direct chaque personne intervenant sur la scène, notamment les présentateurs. Tout le long du spectacle nous dirigeons les associations en leur rappelant les horaires de passage, les préparant à intervenir…
Le reste de l’année le spectacle est comme d’autres pôles du BMLS en renfort sur les évènements réalisés !
Pôle Décoration
Chaque année le pôle D&CO du BMLS se démène pour habiller le Transbordeur d’une décoration unique et propre au thème du célèbre Bal Médecine Lyon Sud. Il ne s’agit pas seulement du stand photo mais bien de 400m2 à embellir. L’équipe s’occupe également de la décoration lors du week-end de rentrée depuis la mise en place de la TAT BMLS, et des missions moquettes sont également organisées tout au long de l’année afin de récupérer des moquettes destinées à habiller et protéger les sols lors du Bal et du WES.
Pôle Musique
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